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华与华财务室的秘密 | 分享
08 / 30 / 2019 - 公司新闻, 新闻

今天,小编要来带大家参观下华与华的财务室,带你进入华与华财务室去了解一下华与华财务室的秘密——“如何在10秒中找到需要的单据、合同等物品”

 

俗话说“罗马不是一天建成的”,打造这样一个高效的办公环境,也不是一蹴而就的,华与华财务室能在10秒内找到需要的各种合同、单据,它也经历了早期的初级阶段、中级阶段才有如今的面貌。

 

▲2015年华与华财务室

 

▲2019年华与华财务室

 

能打造出这样高效的办公室,不仅仅是因为办公室变大、光线变明亮了,最重要的原因是我们学习并运用了TPS管理方式,将5S、业务流程可视化、看板管理以及晨会等运用到日常工作中。

 

在改善财务室办公环境的时候,我们围绕着服务于最终目的:让每个来到财务室的人都能快速,清晰找到他所需要的物品,而且要保证财务室的物品既不短缺又不让物品过量。

 

华与华方法说:“药不能停,药不能换”。华与华在TPS上持续投入,财务室凭借着自身资源禀赋,我们才打造出今天的办公环境。

 

在改善办公环境的时候,我们把5S和华与华的三现主义(现场,现物,现实)相结合。

 

现场就是地图,我们要用鹰的眼睛,去俯瞰全局。用在我们办公室环境中,就是对办公空间进行合理规划。通过物品种类、物品功能来进行划分区域,只有在事前充分思考,搞清楚每个功能区应该怎么布置,才能做出最有效的办公环境规划。

 

▲2015年华与华办公桌

 

▲2015年办公桌矮边柜内部展示

 

华与华改善办公环境的第一步就是打通办公桌之间的隔板,撤除每个人的矮柜,统一摆放需要的公用物品,让不必要的私人物品不出现在办公桌上。

 

只有管理得越少,才能管理得越好。如果办公桌处于凌乱状态,没有一处留白,当你坐下的那一刻,人就容易处于茫然的状态,大脑中思绪是千头万绪,那么人进入工作状态也会很缓慢。

 

现物就是在现场的东西,我们要用兔子的眼睛观察细节,统计现场物品,并列清单。在整理财务室办公文具的时候,我们把所有物品分类摆放,我们发现同一种物品数量远远比我们想象要多的多。

 

物品一多,就无法做到可视化,更谈不上管理。一个人的精力毕竟是有限的,物品太多,自然很难做到对每一件都了如指掌。

 

 

我们在进行了物品的使用频率及使用数量的观测后,确定了每件物品所需的最大量和最小量,并贴标签,当低于最小量时安排采购,大于最大量的时候就要清理,这样既排除了采购的浪费又加快了拿取速度。

 

如此一来我们才能做到一目了然,排除了询问、翻找的时间浪费,能够迅速找到需要的物品。

 

接着,把确定需要的物品用一些方法、工具收纳起来,放在空间的固定位置,以便下次要使用时第一时间拿取。

 

我们把物品分成3大类:


第一类:常用的文具,如:笔,尺,橡皮,胶水,纸巾等。

 

第二类:共用物品,如:员工费用报销单据,打印机等。

 

第三类:备用物品,常用物品的后续储备,可能一个月,一个季度,一年替换一次。

 

对于第一类物品,我们要求做到工具手头化,这就是TPS中的JIT(JUST IN TIME) 演化过来的。从原来需要离开座位,走到办公文具柜前拿取物品,演变到现在利用收纳盒工具摆放常用物品。

 

▲收纳盒

 

收纳盒中摆放着常用物品,并放置于4人办公座位的中间,我们不需要离开座位,伸手就能拿到文具。这样大大缩短了我们物品拿取动线,减少时间的浪费。

 

第二类物品我们考虑利用立体空间。在一目了然的情况下,通过特有的工具使空间得到最大的效用,而不是平面上的摆放叠压或堆积。

 

▲分层文件架既清晰又在空间上延伸

 

▲改善前

 

通过红牌大作战的方式,找出问题点,进行改善。

 

▲改善后(合理应用立体空间)

 

第三类物品我们可以根据物品消耗的时间决定储存量,也设置了最大量和最少量,避免出现物品短缺。

 

10秒找到办公用品这个目标比较容易实现,那10秒找到合同、文件或财务资料,我们又是怎么实现的呢?

 

我们在网上搜遍了各种文件盒,文件夹,文件册。如下图:

 

A 塑料文件盒

B 塑料打孔文件夹

C 会议文件夹

D 插袋文件册

 

A类:塑料文件夹,存放时序性文件,如银行对账单,按年量存放,一年一盒,盒内文件从1月-12月顺序摆放。

 

B 类:塑料打孔文件夹,需要在文件上打孔存放。因为需破坏文件的完整性,不易于查找,所以我们很少使用,对此款做淘汰处理。

 

C 类:会议文件夹,可用于单个项目文件,会议资料存放以及周转文件夹功能。当日接收文件,由于各种情况可能我们无法立刻归档,可以临时先存在这类文件夹内。等到下班前,确认无其他部门再送交合同后,再做归档处理。

 

D类:插袋文件册,特别适合存放合同,证件类型的文件,我们也是大量的采用了这类文件夹。

 

 

前期文件大量整理还是十分累人,你可以想象把10多年的合同全部摊开的盛况。桌子上,地上铺满了各类文件,分类整理,按照合同年份日期排列。

 

▲插袋文件册内部图片

 

插袋文件册内部第一页留空,用于文件总目录。第二页开始用指示标贴进行序号排列粘贴。我们针对每个文件盒制作目录,把文件按须插入。

 

▲文件盒侧面贴上文件名和编号

 

我们改善前有的文件查找需花费20分钟或者更久时间,改善后我们只需10秒就能查阅。排除了时间的浪费,大大提高了工作效率。即使有外部人员来,或者部门员工变动都可以快速的10秒找到需要的文件。

 

现场就是正在现场发生的事情,用树的“眼睛”,观察记录事实。

 

财务室区域划为二块,外部办公区域和内部资料室——俗称“库房”。资料室摆放了会计凭证,公司历年的奖杯证书、酒、电子设备等公共资产。

 

基于对现场库房的活动观察,我们得出以下2个经验。

 

经验一:2年以上的财务会计凭证,我们采用塑料收纳箱收纳存放,并贴上年份、数量标识标签。2年之内的财务会计凭证采用可视化的方式敞开摆放,也会做标识标签,易于查找翻阅。

 

 

经验二:改变原先存放物品的工作理念——只存放,不登记记录。现在存放物品,如:酒采用进销存的方式,统计入库数量,领用数量,结余数量。

 

 

前期整理时充分思考,规划,整理,把所有的物品都细化细分,清楚标识,建立整理基准,加上日日不断地坚持——每天下班前5分钟整理自己的工位,像僧人清扫寺院一样,每周一开展清扫行动,并参照自检表对物品进行点检,让物品持续保持最整洁的状态,延长使用寿命。

 

▲整理自检表

 

就这样,我们已经打造了目前这样干净整洁、高效的办公环境。5S也慢慢成为了华与华人的基本素养,我们带着这份素养投入到业务工作中,提升我们发现问题和解决问的能力、对事物的判断能力,降低了工作成本,提高了工作效率。大道至简,业务效率的提升和你整理办公室的道理是一样的。

 

如果你陷入在花费大量时间翻找资料的困境里,那赶快照着我们的方法行动起来,改善你的财务室,排除废动作、提高时间利用效率!

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