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爲什麽華與華全員都要記錄每天的時間都去哪兒了?
04 / 1 / 2019 -

▲ 華與華《時間都去哪兒了》筆記本

 

本篇內容來自于華與華合夥人許永智在公司活動中,分享的組內晨會制度和關于《時間都去哪兒了》的記錄方法,小編希望通過本文來幫助你學習如何做好團隊的時間管理以及個人的時間管理。

 

從2018年開始,華與華每天每個小組都會開展晨會,晨會已經成爲華與華繼每周一大掃除之後的第二個全員習慣,閱讀本文你將學到以下三個內容:

 

1、團隊如何做時間管理

2、個人怎麽做時間記錄

3、時間管理的三個原則

 

1

團隊的時間管理方法

開小組晨會

 

在企業管理中,怎麽能夠讓每個員工都把時間運用得最充分?其中一個非常重要的環節就是開晨會。

 

在華與華,大家每天早上都會准點到公司開晨會,各組組員會在晨會裏說明自己今天的工作計劃是什麽,今天最重要的一件事情是什麽,還要說清楚這件事是准備上午幹還是下午幹。

 

▲ 許永智爲大家分享組內晨會制度的現場照片

 

華與華自2018年推行晨會制度以來,我們也在不斷總結並提高基准,接下來將爲你分享華與華行之有效的晨會三大准則:

 

第一個叫做准點開始。

開晨會首先得准點,如果組員都不能准時到,那小組的晨會就沒有意義。

 

我們通常要求的時間是9點05分開始召開晨會。然後晨會主持人要和大家說“大家早上好!”千萬不要忽略這句話的作用,這句話是松浦老師反複強調的基礎動作。

 

爲什麽要有這句話?因爲早上來了一定要有士氣,要提起精神。面對大家說一句“大家早上好”,大家的注意力就會放到你身上了,這像一個啓動儀式一樣。

 

▲ 許永智組晨會照片

 

然後要逐一點名,不管人到沒到都要點名,從第一個點到最後一個。

 

點名可以幫助小組長了解這個人今天的精神狀態怎麽樣,通過他回答聲音的大小,可以判斷這個人的士氣怎麽樣,他今天是蔫蔫的,還是狀態非常好。

 

一個人的狀態會極大地影響到他今天的工作效率,如果發現他狀態不好,小組長就應該關注下是不是他的身體不舒服還是工作遇到什麽麻煩事。

 

第二件事情叫做准確定義。

定義什麽呢?每個人要說出自己今天最重要的一件事兒,然後要寫到牆上。我們要求很簡單,不要寫多,只寫最重要的一件事。

 

 

如果今天你要幹三件事,你也要挑出來最重要的一件事情,然後你要把這件事放到你精神狀態最佳的時間去處理。

 

比如說早上9點半到11點半之間這兩個小時是你處理事情最好的時間段,你就把這個時間段留給最重要的這件事。

 

爲什麽要定義自己當天最重要的一件事情是什麽?因爲很多人不知道自己今天工作要幹什麽,領導也不知道給他安排什麽活。當有了這個制度以後就能讓大家學會思考自己的工作內容以及工作節奏。

 

▲ 華與華三維組晨會照片

 

在這個時候其實最犯愁的是小組長。組員說明今天最重要的事情之後,小組長就要判斷組員自己的想法對不對。

 

要想判斷就要對這個事情有掌控,這也會倒推小組長必須對于整個項目的人、事做到心裏有數,這才能判斷組員應不應該幹這件事情。
另外,一定要用最准確的詞語定義“我今天最重要的一件事是什麽”,如果詞語模糊的話,這個目標就是模糊的。工作最好是可以量化的,可以量化就可以定目標。

 

比如說我今天的任務是找關于孕婦的參考,准確的定義就是:我要把日本的與孕婦相關的參考都找到,或者是我找30個、50個參考,一定要定一個量化的目標。

 

▲ 華與華宋雅輝組晨會照片

 

第三條叫做准時總結。

第三步其實是一個反饋的過程,沒有反饋的計劃都是假計劃。我們每半個小時就在《時間都去哪兒了》筆記本上記錄這個時間內我具體做了什麽(後文會詳細說明爲什麽要這麽做)。

 

到中午12點的時候要在計劃牆上寫自己的工作進度是怎麽樣的。每天晚上5點45分開總結會,說說你今天的事情完成的怎麽樣,百分之百完成了還是因爲特殊事情導致今天最重要的一件事沒有完成。

 

工作時會經常出現這種情況,早上安排的最重要的事情到了晚上還沒有開始做,原因有很多,比如被領導拉去開會了,被其他事情截流了等等。

 

我們經常會發現大量的時間都是這樣偷偷溜走的。本來思考要做的事情,結果一分鍾都沒來得及做。

 

▲ 華與華商學院晨會照片

 

這個時候我們就要想辦法,比如:告訴自己的同事和上司,上午九點半到十一點半之間不要找我,我上午的時間是用來處理最重要的事情,有什麽事請在其他時間找我核對。

 

這樣一來,我就可以保證最重要的事情一定是提前預留好了時間去處理。

 

這是我們每一天工作時間管理的方法,其實華與華在每一年的年初也會召開全年的戰略重心會,來做各項目戰略重心和時間節點的判斷。

 

相應的我們也會把全年的工作拆分到每個月、每個周來制定月計劃、周計劃,並把它在牆上寫出來,形成看板管理。

 

▲ 許永智組日計劃、周計劃看板

 

爲了讓大家更加有效地學習如何開展晨會,小編也在此爲你提供一份華與華根據各組晨會實際召開情況及經驗教訓總結而出的《華與華晨會教材》

 

▲ 華與華晨會教材1.0

 

2

個人怎麽做時間記錄

記錄《時間都去哪兒了》

 

華杉說:“通常情況下,八小時工作制,能花四、五個小時集中精力在工作上就已經非常了不起了,我們大部分的工作時間都會被外亂所幹擾。”

 

爲了幫助大家更好地記錄個人時間、提高工作效率,華與華爲每位員工制作了《時間都去哪兒了》筆記本,用來記錄自己的時間,通過這個方法來更加有效地管理自己的時間。

 

 

通過同事分享的《時間都去哪兒了》記錄,我們不難發現記錄下來的結果有多麽地觸目驚心,我們每天浪費了大量的時間。

 

▲ 華與華同事記錄的《時間都去哪兒了》以及自己的複盤結果

 

2018年5月以前,該同事平均每天有效工作時間約等于4.5小時,經過記錄並認真複盤《時間都去哪兒了》後,有效地找到了浪費時間的真因,2018年9月後,平均每天有效工作時間約等于5.7小時。整組組員也由原來有效工作時間3.9小時提高到5.1小時。

 

第一版《時間都去哪兒了》的時間刻度只有工作時間,後來華杉董事長說《時間都去哪兒了》的記錄不是要你寫給領導看,也不是給公司看的,是爲了幫助大家記錄和管理自己的時間,所以第二版在時間刻度上我們做了持續改善,變成了24小時制。

 

▲ 《時間都去哪兒了》第一版、第二版對比圖

 

 

彼得•德魯克也在《卓有成效的管理者》中寫道:

 

要使管理工作卓有成效,第一步就是要將他實際使用時間的情況記錄下來。

 

許多卓有成效的管理者都保持著做這種記錄的習慣,並對這些記錄每月定期進行檢查。

 

 

根據華與華“課題循環工作法——松浦九條”的觀點,當我們意識到自己在時間管理上有問題時,我們一定要清晰地把握現狀,只有把握了現狀才更准確地探究真因以及制定對策,把握時間管理的現狀,最好的依據就是《時間都去哪兒了》本裏的記錄。

 

(點擊藍字回顧“華與華課題循環法——松浦九條”的內容)

 

以上就是華與華關于團隊時間管理和個人時間管理的方式,我們在時間管理上也是由華杉董事長親自率先垂範的,接下來小編爲你分享下華杉董事長關于他個人時間管理的三個原則。

 

3

時間管理三原則

 

第一個原則:日日不斷

第一個,就是日日不斷,你要做什麽事情,一定是日日不斷地去做。

 

曾國藩說你要做任何學問,一定要日日不斷。不能說今天忙,把今天的挪到明天幹,不行,必須今天幹今天的!

 

你也不能說今天時間多,今天把明天的也幹了,明天不幹這也不行!你也不能說這幾天要出門,回來再幹,你出門總得住旅館吧,你把你的功課帶到旅館裏面幹。

 

第二個原則:大塊的使用時間

第二個,要把你的時間大塊大塊地使用。凡是可幹可不幹的事一律都不幹。爲什麽?起碼我們都缺休息,給自己多留一點空,更何況根本就沒空。

 

現在我們流行說的詞是碎片時間,時間爲什麽老是碎片呢?我們應該沒有碎片時間,將時間都大塊地使用,這就是集中優勢兵力打殲滅戰。

 

第三個原則:鐵石心腸地拒絕邀約

第三個,就是要學會鐵石心腸地拒絕別人的邀約。不管是誰,不管是什麽事,只要跟自己的主戰場沒關系,就堅決不做。

 

華杉董事長一直堅持日日不斷、大塊大塊地使用時間,每天早上從5點寫作到七點,平均每天要寫2000字,一年70萬字,十年700萬字,二十年1400萬字。

 

到目前已經出版了《超級符號就是超級創意》、《超級符號•英文版》、《華杉講透孫子兵法》、《華杉講透孫子兵法•韓文版》、《華杉講透論語》、《華杉講透孟子》、《華杉講透王陽明傳習錄》和《華杉講透大學中庸》,《華杉講透資治通鑒•第一冊》也即將在今年出版。

 

 

本文總結:


最後,爲了讓你更好地掌握時間管理的精髓,小編再幫你回顧下本篇文章的要點內容:

 

1、團隊時間管理要做全年的戰略重心會,用此來判斷項目的戰略重心和時間節點,並把計劃拆分到月計劃、周計劃以及日計劃,每天晨會要明確定義出自己當日工作最重要的一件事是什麽。

 

2、個人時間管理先從記錄自己每天的時間開始,然後進行時間利用的現狀把握,最後再思考如何改善自己的時間管理。

 

3、所有的不成功,或者說所有的沒有成功的事情,都是因爲你分散了你的時間,我們要日日不斷地去做事情,要把時間大塊大塊地使用,也要學會鐵石心腸地拒絕別人的邀約。

 

 

以上就是本文的全部內容。

 

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